Corona Virus Update : Evenementen

Corona en de gevolgen voor je evenement !

De federale overheid heeft omwille van de coronacrisis beslist om alle publieke activiteiten en evenementen te verbieden tot en met tenminste 30 juni.
Alle evenementen, klein en groot, moeten geannuleerd worden. Afhankelijk van de evolutie van de epidemie kan deze datum nog aangepast worden.

Daarnaast kondigde de overheid aan dat massa-evenementen zoals grote festivals tot en met 31 augustus niet kunnen doorgaan.
Wat “massa-evenement” precies inhoudt is nog niet duidelijk. We zoeken dit uit en communiceren wanneer er meer duidelijkheid is.

Vanuit het voorzichtigheidsprincipe is het sowieso af te raden om op korte termijn evenementen met publiek te organiseren.
Geplande evenementen annuleer je best zo vlug mogelijk om extra kosten te vermijden.

---->

Moet ik mijn evenement annuleren ?

* Mijn evenement is een massa-evenement ?
Alle massa-evenementen zijn verboden tot tenminste 31 augustus, die evenementen moeten dus geannuleerd worden. Wat de definitie is van zo’n massa-evenement is nog niet duidelijk. Wij zoeken dit uit en communiceren indien we meer weten.
Hou sowieso wel rekening met het voorzichtigheidsprincipe, en dat de kans dus eerder klein is dat evenementen waar geen social distancing mogelijk is, wellicht niet zullen mogen doorgaan.

* Mijn evenement vindt plaats voor 30 juni ?
Ja, annuleren is verplicht. Er is een verbod vanuit de federale overheid.

* Mijn evenement vindt plaats na 30 juni ?
Momenteel is er een verbod voor evenementen tot tenminste 8 juni (en voor massa-evenementen tem 31 augustus, zie hierboven). Vanuit het voorzichtigheidsprincipe is het wel af te raden om in juni en bij uitbreiding de zomer, grotere evenementen met publiek te organiseren. Geplande grotere evenementen annuleer je best zo vlug mogelijk om extra kosten te vermijden.

* Mijn evenement vindt later dit jaar plaats ?

Niemand kan voorspellen hoe deze crisis de komende weken en maanden zal evolueren. De media volgen is hiervoor aangeraden. Denk goed na over het al dan niet laten doorgaan van je evenement en bij het organiseren van nieuwe evenementen waar mensen dicht op elkaar staan.

* Wat moet ik in overweging nemen bij mijn beslissing ?

- De huidige maatregelen kunnen steeds verlengd worden.
- Massa-evenementen zijn al verboden tem 31 augustus. De definitie van een massa-evenement is er nog niet.
- Mondmaskers en social distancing zullen de norm worden de komende maanden. Als evenementen terug zouden mogen doorgaan, zal dit wellicht ook daar verplicht worden.
- Grote (sport)evenementen worden overal afgelast.
- Je moet als organisator steeds in staat zijn jouw evenement naar behoren te organiseren. Dit kan je nu niet garanderen want je weet niet of je dan over voldoende medewerkers zal kunnen beschikken.
- Ook al is er geen wettelijk verbod, veel potentiële bezoekers zullen vanzelf wegblijven van (grote) evenementen. Als jouw evenement bedoeld was om geld in het laatje te brengen dan mag je misschien al blij zijn met een break-even. Lijd je een (groot) verlies dan kan dit mogelijk beschouwd worden als een fout want je hebt geen of onvoldoende rekening gehouden met de omstandigheden. Je kan geen overmacht inroepen als je op voorhand wist dat het risico hoog is.
- Tot slot : vraag steeds advies aan je stad of gemeente. Sommige lokale besturen nemen al strengere maatregelen voor de komende weken/maanden.

---->

We annuleren ons evenement : wat nu ?

1) We roepen vooral op tot solidariteit. Dit virus is voor geen enkele partij een pretje. We vragen organisatoren, bezoekers en leveranciers om solidair te zijn met elkaar. Ga in dialoog en bekijk samen wat de alternatieven kunnen zijn voor je evenement. Daarnaast:
2) Lees je contracten goed na. Mogelijk staat er iets in over afgelasting wegens onvoorziene omstandigheden.
Een verzekering voor dit soort gevallen heeft (bijna) niemand. Je kan dit nu niet meer afsluiten, het zou onbetaalbaar zijn. Het geld voor de reeds gemaakte kosten (affiches …) ben je dus kwijt. Als een muziekevenement niet doorgaat dan moet je uiteraard geen auteursrechten meer betalen. Lees op de website van Unisono wat je hiervoor moet doen.
3) Bekijk met alle partijen of het mogelijk is om op een later tijdstip dit evenement toch te laten plaatsvinden. Communiceer de uiteindelijke beslissing naar je (potentiële) bezoekers en zeker naar de mensen die reeds een toegangsticket kochten. Hieronder vind je antwoord op de vraag of je de tickets moet terugbetalen.
4) Als het evenement definitief moeten worden geannuleerd op last van de maatregelen van de overheid, dan kan je je beroepen op overmacht.
Het Burgerlijk Wetboek bepaalt immers:

Art. 1147
De schuldenaar wordt, indien daartoe grond bestaat, veroordeeld tot het betalen van schadevergoeding, hetzij wegens niet uitvoering van de verbintenis, hetzij wegens vertraging in de uitvoering, wanneer hij niet bewijst dat het niet nakomen het gevolg is van een vreemde oorzaak die hem niet kan worden toegerekend, en hoewel er zijnerzijds geen kwade trouw is.
Art. 1148
Geen schadevergoeding is verschuldigd, wanneer de schuldenaar door overmacht of toeval verhinderd is geworden datgene te geven of te doen waartoe hij verbonden was, of datgene gedaan heeft wat hem verboden was.
De partijen die niet akkoord gaan met het inroepen van de overmacht hebben dan steeds de mogelijkheid om naar de rechtbank te stappen.

---->

Moet ik reeds verkochte tickets terugbetalen ?

In normale omstandigheden zijn de regels als volgt bij overmacht: de organisator moet zijn contractuele verplichtingen niet nakomen, maar ook de bezoeker moet zijn verplichting niet nakomen. Wat eigenlijk wilt zeggen dat de bezoeker de terugbetaling kan vragen van een reeds betaald ticket. De organisator kan een evenement verplaatsen naar een latere datum, maar de consument kan echter niet verplicht worden het evenement op een alternatieve datum te aanvaarden en heeft in dit geval het recht op de terugbetaling van zijn ticket.

Deze situatie zou op dit moment leiden tot zwaar inkomensverlies en zou heel wat organisaties in ernstige financiële moeilijkheden kunnen brengen. Daarom werden er extra maatregelen uitgewerkt door minister Muylle voor evenementen die getroffen worden door de coronacrisis:

- De organisator hoeft tijdelijk geen terugbetaling te doen van de tickets wanneer hetzelfde evenement op een latere datum binnen een redelijke termijn wordt georganiseerd
- Kan de consument aantonen dat het niet mogelijk is om op die nieuwe datum het evenement bij te wonen kan een terugbetaling van de tickets wel (bv. ziekte, beroepsredenen)
- Kan het evenement niet op een later moment worden georganiseerd, moet de organisator voldoende tijd krijgen om de terugbetalingen te doen zodat terugbetalingen in de tijd kunnen worden gespreid.

Vraag aan je bezoekers om solidair te zijn !
Bovenstaande richtlijnen geven alvast meer ademruimte voor organisatoren. Deze maatregelen zijn er ook vooral voor commerciële evenementen en hun consumenten en zijn minder specifiek gericht op organisatoren in het jeugdwerk. Formaat wilt jeugdwerk organisatoren én hun bezoekers oproepen om vooral solidair te zijn. Dit kan je bijvoorbeeld doen door het geld van je reeds aangekocht ticket te ‘doneren’ aan de organisatie, en dus géén terugbetaling te vragen aan de organisatie. We willen vooral vermijden dat evenementen die normaal gezien georganiseerd worden om de kas voor de dagelijkse werking te spijzen grote verliezen maken.

---->

Wat met mijn plannen voor (grote) toekomstige evenementen ?

Het is niet slim om nu grote evenementen te plannen in de nabije toekomst en belangrijke contracten te tekenen. Overmacht inroepen is dan niet meer evident, want een verbod was voorspelbaar en dus geen onvoorziene gebeurtenis.

Meer informatie over corona ?
Gerichte informatie voor het jeugdwerk is te vinden op de website van de Ambrassade en/of op de website van jouw nationale koepel/federatie.
Algemene informatie over het coronavirus is te raadplegen op de website van de overheid.

Met dank aan :
https://ikorganiseer.be/nieuws/corona-en-de-gevolgen-voor-je-evenement/